Hvordan skriver jeg en kvalitetskontrol / kvalitetssikringsplan?

Kvalitetssikring eller kvalitetskontrol evaluerer og ændrer en organisations procedurer for at sikre, at de giver de ønskede resultater. En kvalitetssikringsplan skal omfatte en organisationsstruktur, detaljer om hver medarbejders ansvar og de kvalifikationer, en medarbejder har brug for for at opfylde disse forpligtelser.

En QA-plan specificerer også kravene til leverandører og de materialer, de leverer. Det specificerer tilstrækkelig produkttest og feeds testresultater og kundeklager tilbage for at løse problemer og tilskynde til forbedringer i hele organisationen. Små virksomheder bruger kvalitetssikring for at øge effektiviteten og forbedre kundetilfredsheden.

Et organisationsdiagram er kernen

Et organisationsdiagram med detaljerede jobbeskrivelser er et grundlæggende krav til kvalitetssikring. For at medtage en i din kvalitetssikringsplan skal du skrive jobbeskrivelser, der inkluderer de kvalifikationer og uddannelse, der kræves for at udføre de specificerede opgaver. Planen skal indeholde et krav om dokumentation for den faktiske uddannelse og kvalifikationer for den person, der besidder stillingen. Stillingen for den person, der er ansvarlig for kvalitetssikring, skal omfatte den krævede uddannelse, dokumentation for, at indehaveren af ​​stillingen har uddannelsen og en rapporteringsvej direkte til den øverste ledelse.

Arbejdsverifikation: Hvem gør hvad

Din kvalitetssikringsplan skal ikke kun angive, hvem der er ansvarlig for at udføre en bestemt opgave, men den skal også specificere, hvem der er ansvarlig for at kontrollere arbejdet. I små virksomheder er det tilladt for den person, der udfører arbejdet, også at kontrollere det, men han er nødt til at udføre verifikationen som en separat opgave i henhold til separate procedurer. I større organisationer kan medarbejdere i samme afdeling kontrollere hinandens arbejde. Men kvalitetssikringsplanen specificerer ofte, at arbejdskontrol for kritiske opgaver skal udføres af en særlig kvalificeret person og kan være en del af en særskilt kvalitetssikringsafdeling.

Materiel indkøb og modtagelse

Et andet krav til kvalitetssikring er, at det anvendte materiale til produktionen skal opfylde specifikationerne for fremstilling af et produkt af den ønskede kvalitet. Kvalitetssikringsplanen skal specificere de indkøbte materialers egenskaber. Planen tildeler opgaven med at verificere indgående materiale og beskriver den nødvendige inspektion. Materiale, der ikke opfylder kravene, returneres.

Sikring af leverandørkvalifikationer

Mens inspektører kan kontrollere tilstrækkeligheden af ​​grundlæggende materialer, er det ofte ikke muligt at teste komplicerede udstyr efter modtagelse. I stedet skal din kvalitetskontrolplan specificere de standarder, som potentielle leverandører skal opfylde, før de kan byde på en kontrakt. For eksempel kan du specificere en ekstern standard såsom ISO 9000 eller kræve, at din organisation udfører en revision af hver potentiel leverandør for at sikre, at procedurer, der betragtes som kritiske for, at kvalitetsplanen lykkes, er på plads. I begge tilfælde skal kvalitetskontrolplanen have en liste over kvalificerede leverandører.

Kvalitetssikring af feedback

Mens en kvalitetssikringsplan forsøger at sikre, at de procedurer, der findes, resulterer i et kvalitetsprodukt, får virksomhederne fuldt udbytte af et sådant initiativ via feedbackmekanismen. Din kvalitetssikringsplan implementerer feedback gennem undersøgelse af kundeklager og korrektion af problemer med manglende overholdelse. Angiv, at den person, der er ansvarlig for kvalitetssikring, modtager kopier af alle kundeklager, og kontroller derefter, om de er resultatet af manglende overholdelse af kvalitetssikringsplanen.

Internt, hvis en person, der er ansvarlig for en opgave, bemærker, at en proces ikke er i overensstemmelse med de gældende procedurer, skal han udstede en manglende overholdelsesrapport. Rapporterne om manglende overholdelse er den feedback, der bruges til at spore kvalitetsproblemer tilbage til deres oprindelse.

En proces til afhjælpning

Den korrigerende handlingsplan er nøglen til løsning af kvalitetsproblemer og specificerer, hvordan man skal håndtere dem. Din kvalitetssikringsplan skal specificere, at den person, der er ansvarlig for kvalitetssikring, verificerer, hvordan den manglende overensstemmelse opstod, når han modtager en rapport om manglende overensstemmelse eller opretter en sådan. Da kvalitetssikringsplanen dokumenterer ansvaret for alle opgaver og handlinger, er det muligt at identificere de personer, der er ansvarlige for manglende overholdelse.

I kvalitetssikringsplanen skal du angive, at en gruppe prøver at finde en løsning, der forhindrer manglende gentagelse. Gruppen skal omfatte en repræsentant fra kvalitetssikring, den person, der udførte arbejdet, og den person, der kontrollerede det. Det faktum, at den person, der er ansvarlig for kvalitetssikring, rapporterer til den øverste ledelse, sikrer, at gruppen har adgang til de krævede ressourcer.

Undertiden inkluderer løsningen forbedringer af kvalitetssikringsplanen. Ofte løser det huller i kvalitetskontrol eller procedurer. Når virksomheden anvender sådan feedback konsekvent, er resultatet en kontinuerlig forbedring af virksomhedens præstationer.