Betydningen af ​​god skrivefærdighed på arbejdspladsen

Mens mange jobannoncer ofte nævner mundtlige og skriftlige kommunikationsevner, forsømmer medarbejdere og arbejdsgivere undertiden vigtigheden af ​​god skrivning på arbejdspladsen. Når en arbejdstager skriver godt, viser hun høflighed, opmærksomhed på detaljer og intelligens. Derudover gavner medarbejdere, der har gode skriftlige kommunikationsevner, deres virksomhed ved at sikre kvalitetskommunikation med kunder, potentielle kunder og andre eksterne interesser

Gør et godt første indtryk

Der er en gammel kliche om aldrig at få en ny chance for at give et godt førsteindtryk. Dette gælder, selv når det første indtryk er via det skrevne ord. Når en e-mail, et brev, en sms eller et socialt medieindlæg er velskrevet, velorganiseret og grammatisk korrekt, vil læseren danne sig en god mening om forfatteren.

På den anden side får stavefejl, dårligt organiserede tanker og grammatiske fejl forfatteren til at virke uintelligent og uprofessionel. På ansøgnings- eller interviewstadiet kan dette koste en arbejdstager et jobtilbud eller resultere i et lønnstilbud, der er lavere end hvad det ellers kunne have været. I forretningsmæssig sammenhæng kan dårlig skrivning i ekstern kommunikation afspejle virksomheden dårligt. Medarbejdere kan også lægge mærke til dårlige skrivevaner, som kan påvirke, hvordan de opfatter forfatterens kompetence.

God skrivning viser høflighed

God forretningsskrivning viser, at forfatteren værdsætter læsernes tid. Når en forfatter er i stand til at organisere sine tanker og bekymringer og præsentere dem på en måde, der er let at læse og forstå, har læseren fordel.

På den anden side tvinger dårlig skrivning læseren til at bruge tid og energi på at forstå, hvad der kommunikeres. I mange tilfælde kan læseren muligvis stille forfatteren afklarende spørgsmål. Skrivning viser tydeligt, at forfatteren respekterer læsernes tid og ikke ønsker at spilde den.

Betydningen af ​​klar kommunikation

Gode ​​forretningsbeslutninger afhænger af klar kommunikation. Dette gælder, uanset om kommunikationen er intern eller ekstern. Det er langt lettere at koordinere interne projekter og dele ideer, når alle kolleger forstår de idéer, der fremsættes, samt processer til at gennemføre projektet. Når medarbejderne forstår, hvad de kan forvente af hinanden, forbedres moral ofte.

På samme måde vil arbejdstagere have langt bedre forhold til mennesker uden for virksomheden, når deres kommunikation er let at forstå. Koordinering af møder, fastsættelse af mål og forhandling af aftaler bliver langt mere ligetil, når begge parter er i stand til at skrive tydeligt.

Måder at forbedre forretningsskrivning

Enkeltpersoner, der er bekymrede over deres forretningsskrivning, har flere muligheder for at forbedre deres færdigheder. Her er et par at overveje:

Tag ekstra tid: I mange tilfælde kan en person forbedre deres skrivning ved at tage ekstra tid til at komponere meddelelser og derefter korrekturlæse dem. Arbejdstagere bør ikke behandle forretningskommunikation som opgaver, der skal udføres så hurtigt som muligt, men som projekter i sig selv. Når det er muligt, anbefales det at skrive vigtige breve og e-mails mindst et par timer, før de skal sendes ud, så forfatteren kan tage en pause fra stykket og derefter gennemgå det med friske øjne.

Brug en grammatikkontrol: Tekstbehandlingssoftware inkluderer normalt en grammatikkontrol, men der er enkeltstående programmer, der ofte kan give mere robust korrekturlæsning og feedback for endnu større klarhed.

Bed om feedback: Efter at have skrevet et særligt vigtigt brev eller e-mail, kan det være en god ide for en medarbejder at bede sin leder eller en kollega om at se over emnet og give feedback.

Få vejledning eller tag en klasse: Der er mange muligheder for at forbedre ens skrivefærdigheder gennem uddannelsesprogrammer. Fællesskabsskoler og voksenuddannelsesprogrammer tilbyder kurser i forretningsskrivning, og mange af disse kurser kan tages online.