Hvad er formålet med et personalemøde?

Medarbejdermøder kan bruges til en række administrative formål, fra udveksling af information til meddelelser over hele virksomheden og gennemførelse af teambuilding-øvelser. For at være effektive skal personalemøder have en detaljeret dagsorden, en tidsfrist og en udpeget moderator. For de bedste resultater skal du afholde regelmæssigt planlagte møder for at sikre personalets ansvarlighed og deltagelse.

Tip

Formålet med et personalemøde er at levere opdateringer, levere meddelelser, anmode om feedback, dele information og deltage i et teammiljø. For at være effektive skal personalemøder have en detaljeret dagsorden, en tidsfrist og en udpeget moderator.

Hvad er et personalemøde?

Generelt er personalemøder muligheder for alle i en virksomhed eller for medlemmer af en bestemt afdeling til at samle og tale personligt om forskellige aspekter af forretningsadministration, der ikke let kan diskuteres via e-mail. Det er en mulighed for at mødes ansigt til ansigt, indhente, brainstorme og have gruppediskussioner. Andre mål for ting, der kan dækkes på et personalemøde, inkluderer:

  • Statusrapporter

  • Afdelingsopdateringer

  • Meddelelser om nye ansættelser eller forfremmelser

  • Programstatusrapporter

  • Opdateringer af projektledelse

  • Meddelelser om indtjening

  • Nye politikker eller procedurer

  • Nye kunder eller kontrakter

  • Præmier eller anerkendelser

  • Kommende arrangementer

Personalemøder kan også bruges til brainstorming eller til teambuilding-aktiviteter. Ikke alle møder skal have samme format. Du har muligvis et "alt personale" -møde for hele virksomheden, en hurtig "check-in" mellem tilsynsførende og direkte rapporter eller "huddles" for korte, strategiske debatter om hurtigt udviklende spørgsmål.

Fordele ved et personalemøde

At komme sammen med kolleger og ledere giver mulighed for at mødes uden for et kontor eller et kabine. Opbygning af interpersonelle relationer kan hjælpe med at fremme teamwork og samarbejde og kan også reducere potentialet for miskommunikation og misforståelse. Selvom notater og e-mails er effektive måder til hurtigt at kommunikere mange ting, er det regelmæssigt at holde sammenkomster og diskussionsgrupper med til at sikre, at alle er vidende, og at de er opdateret om kritiske forretningsspørgsmål.

Tip

Hvor ofte du planlægger personalemøder afhænger af dit formål, men at have et regelmæssigt møde i bøgerne er nyttigt til planlægningsformål. Små grupper kan muligvis mødes ugentligt og opnå en hel del; store grupper kan tjene bedre ved at mødes hvert kvartal.

Nøgleelementer i et effektivt personalemøde

Personalemøder kan let blive til lange, lidt kedelige begivenheder, hvis de ikke administreres ordentligt. Hvert møde skal have følgende: en tidslinje; en dagsorden med diskussionsemner en moderator og en åben periode for deltagerne til at diskutere spørgsmål på gulvet. En anden måde at sikre, at personalemøder er effektive, korte og søde, er at gennemføre stand-up-møder. Andre foranstaltninger, der skal gennemføres, omfatter:

  • Tilskyndelse til deltagelse fra alle

  • Sikring af ansvarlighed

  • Tillader ikke afbrydelser eller overtalende

  • Enig om at være uenig

  • Fremlægge komplekse spørgsmål, hvis mødet varer lang

  • Anmoder om skriftlig opfølgning og mødeminutter for at spare tid og sikre, at alle deltagere er på samme side.

Tip

Komplekse emner, der opstår under personalemøder, håndteres ofte bedre ved at stille spørgsmål til fremtidig lille gruppediskussion snarere end at tage alles tid til specifik, begrænset deltagerdebat.

Regelmæssigt planlagte personalemøder kan skabe en følelse af inklusion blandt medarbejdere, give adgang til ledere på øverste niveau og få alle til at føle, at de er en del af et sammenhængende team. Hvis du føler, at dine møder mangler fokus eller mangler et specifikt mål, kan du få input fra dine medarbejdere om ændringer, de gerne vil have indarbejdet. Det er en anden måde at udvikle buy-in til denne værdifulde aktivitet.