Hvordan skriver jeg en standardoperationsmanual?

En virksomhed eller organisation kan mere effektivt lette uddannelse af nye medarbejdere ved hjælp af velskrevne standardoperationsprocedurer (SOP). Ud over træning giver en SOP-manual eksisterende teammedlemmer en ressource til mindre hyppigt anvendte procedurer, hvilket sikrer, at procedurer udføres med den korrekte protokol og opretholder kvalitetskontrol. At skrive en standardmanual til driftsprocedurer kræver en klar forståelse af de trin, der er involveret i en bestemt proces.

Definer kerneprocesser

Se på alle de kerneprocesser, som din virksomhed har. Begynd at definere, hvilke processer der vil blive beskrevet og kortlagt i SOP-manualen. Selvom du måske ikke kortlægger hver eneste sidste proces, er det vigtigt at etablere de mest fundamentale og vigtige.

For eksempel kan en restaurant definere kerneprocesser for, hvordan en bestemt signaturret fremstilles. Lige så vigtig er processen til rengøring af restauranten. Opret en liste over dine kerneprocesser, så du kan integrere hver enkelt i SOP-manualen efter kortlægning.

Kortlæg hver proces

Hver proces er defineret af de nødvendige trin for at fuldføre processen. Manglende trin kan betyde en mistet eller forsinket ordre eller et defekt slutprodukt. Kortlægning tegner workflowet.

Sig for eksempel, at du opretter en SOP til salgsprocessen for en internetforespørgsel. Kortlæg først, hvordan leadet oprindeligt kontaktes efter anmodning om oplysninger: telefonopkald, e-mail eller sms. Kort hvor mange gange dit salgsteam gennemfører opfølgninger, hvis udsigten ikke oprindeligt kan nås med specifikke scripts til hver kontakt.

Kortlæg et andet script til, hvornår udsigten er nået, samt et sæt opfølgninger afhængigt af, om udsigten køber dit produkt eller din tjeneste eller beslutter at holde ud. Når kortet er kortlagt, skal du skrive processen ud i enkle trin.

Opret tjeklister og formularer

For enhver proces er det lettere for teammedlemmer at følge en formular eller en tjekliste. Udvikle en omfattende skabelon baseret på den kortlagte proces. Hvis du har brug for at indsamle specifikke oplysninger ved klientindtaget, skal du sørge for, at skabelonen har alle nødvendige oplysninger fastlagt kortfattet.

Antag ikke, at teammedlemmer husker alt i SOP, især når en klient sidder foran dem. Integrer tjeklisterne og formularerne som et tillæg til dit proceskort og trin.

Opret en komplet SOP-manual

Når du har kortlagt hver proces og oprettet alle understøttende dokumentskabeloner, skal du integrere dem i en komplet SOP-manual. Organiser manualen baseret på afdelinger. For eksempel har du muligvis afsnittene "Salg", "Operationer" og distribution "i SOP-manualen. Hver sektion opdeles derefter yderligere i kerneprocesserne i denne afdeling, generelt i den rækkefølge, hver kerneproces finder sted i det samlede levering af varer.

I afsnittet "Distribution" kan du have flere kerneprocesser, der inkluderer "Få ordren", "Emballage til levering", "Forsendelse" og "Opfølgning."

Organiser SOP-manualen med en indholdsfortegnelse, og anfør hver procedure tydeligt i en fed titeloverskrift. Du kan endda inkludere faner, som teammedlemmer nemt kan bladre gennem manualen for at hjælpe dem med at finde relevante SOP'er i deres afdelinger.