Informationsteknologi og dens rolle i den moderne organisation

Informationsteknologi (IT) er blevet en vital og integreret del af enhver forretningsplan. Fra multinationale virksomheder, der vedligeholder mainframesystemer og databaser til små virksomheder, der ejer en enkelt computer, spiller IT en rolle. Årsagerne til den allestedsnærværende brug af computerteknologi i erhvervslivet kan bedst bestemmes ved at se på, hvordan den bruges i hele erhvervslivet.

Kommunikation mellem medarbejdere, leverandører og kunder

For mange virksomheder er e-mail det vigtigste kommunikationsmiddel mellem medarbejdere, leverandører og kunder. E-mail var en af ​​de første drivere til Internettet, hvilket gav et simpelt og billigt middel til at kommunikere. I årenes løb har en række andre kommunikationsværktøjer også udviklet sig, så medarbejderne kan kommunikere ved hjælp af live chat-systemer, online mødeværktøjer og videokonference-systemer. Voice over internet protocol (VOIP) -telefoner og smartphones tilbyder endnu mere højteknologiske måder, som medarbejderne kan kommunikere på.

Lagerstyringssystemer

Når det kommer til styring af lager, skal organisationer opretholde nok lager til at imødekomme efterspørgslen uden at investere i mere, end de har brug for. Lagerstyringssystemer sporer mængden af ​​hver vare, en virksomhed opretholder, og udløser en ordre på yderligere lager, når mængderne falder til under et forudbestemt beløb. Disse systemer bruges bedst, når lagerstyringssystemet er forbundet til salgsstedet (POS). POS-systemet sikrer, at hver gang en vare sælges, fjernes en af ​​den vare fra beholdningstællingen, hvilket skaber en lukket informationssløjfe mellem alle afdelinger.

Datastyringssystemer

Dage med store arkiver, rækker arkivskabe og forsendelse af dokumenter falmer hurtigt. I dag gemmer de fleste virksomheder digitale versioner af dokumenter på servere og lagerenheder. Disse dokumenter bliver øjeblikkeligt tilgængelige for alle i virksomheden, uanset deres geografiske placering. Virksomheder er i stand til at gemme og vedligeholde en enorm mængde historiske data økonomisk, og medarbejdere drager fordel af øjeblikkelig adgang til de dokumenter, de har brug for.

Ledelsesinformationssystemer

Lagring af data er kun en fordel, hvis disse data kan bruges effektivt. Progressive virksomheder bruger disse data som en del af deres strategiske planlægningsproces såvel som den taktiske gennemførelse af denne strategi. Management Information Systems (MIS) giver virksomheder mulighed for at spore salgsdata, udgifter og produktivitetsniveauer. Oplysningerne kan bruges til at spore rentabilitet over tid, maksimere investeringsafkastet og identificere forbedringsområder.

Ledere kan spore salg på daglig basis, så de straks kan reagere på lavere tal end forventet ved at øge medarbejdernes produktivitet eller reducere omkostningerne ved en vare.

Management af kundeforhold

Virksomheder bruger it til at forbedre den måde, de designer og styrer kundeforhold på. CRM-systemer (Customer Relationship Management) fanger alle interaktioner, en virksomhed har med en kunde, så en mere berigende oplevelse er mulig. Hvis en kunde ringer til et callcenter med et problem, vil kundesupportrepræsentanten være i stand til at se, hvad kunden har købt, se forsendelsesoplysninger, hente træningsmanualen for den vare og effektivt reagere på problemet.

Hele interaktionen er gemt i CRM-systemet, klar til at blive tilbagekaldt, hvis kunden ringer igen. Kunden har en bedre, mere fokuseret oplevelse, og virksomheden drager fordel af forbedret produktivitet.